Планировщик бюджета деловых поездок

Компании должны выйти на свой рынок, где бы они ни находились. Поэтому необходимо, чтобы менеджеры вашего бизнеса выезжали для проведения деловых встреч и выполнения требований клиентов. Однако у некоторых компаний возникают финансовые проблемы из-за командировочных расходов.

Таким образом, если вам потребуется, чтобы ваш менеджер или сотрудники отправились в поездку, используйте планировщик бюджета командировок, чтобы узнать, сколько людей должно отправиться в поездку и как вы можете управлять своими расходами. Вы должны убедиться, что командировки персонала разумны для финансового состояния вашей компании, подробнее.

Крупные компании требуют, чтобы их люди путешествовали и проявляли должную осмотрительность в расходах во время этих поездок, но тогда вы должны быть на вершине игры. Просмотрите предыдущие командировки, предпринятые вашими менеджерами, и убедитесь, что они тратят разумно, используя шаблон бюджета командировок, обязательно собирайте гостиничные чеки.

В Excel есть шаблон для составления бюджета командировки, к которому вы можете обратиться. Вы можете использовать свой собственный мониторинг бюджета командировок, но этот шаблон из Excel даст вам представление о том, что вам нужно знать и как вы убедитесь, что ваши сотрудники тратят только то, что необходимо, требуйте командировочные чеки.

Детали, необходимые для шаблона бюджета командировки

• Стоимость авиабилетов
• Стоимость гостиничного номера в сутки
• Расходы на питание
• Аренда автомобиля
• Бензин
• Развлечения
• Подарки
• Разное

Рассчитайте свой бюджет на основе количества путешествующих сотрудников. Если повестку дня командировки может решить один человек, не посылайте больше. Некоторые организации предпочитают посылать своих представителей группами, но если работу может выполнить один, то путешествовать должен только один.

Кроме того, некоторых пунктов в шаблоне бюджета командировки можно избежать. Одним из примеров является прокат автомобилей. Если вы можете отказаться от аренды автомобиля, которая иногда может стоить вам руки и ноги, то научите своих сотрудников пользоваться такси или услугами трансфера отеля, чтобы добраться до места назначения.

Еще один вариант для командировочных менеджеров — провести встречу прямо в бизнес-центре отеля, в котором он остановился. Таким образом, вы сможете избежать расходов на транспорт и использовать расходы на развлечения для оплаты места встречи.

Расходы на развлечения необходимы, но вы также можете контролировать расходы.

Что касается подарков, если вы уже развлекаете человека, которого встретите, то можете отказаться от подарков.

Определение прочих расходов в шаблоне также поможет вам управлять командировочными расходами.

Наконец, бюджет командировки — это максимум, который ваш сотрудник должен потратить в данной командировке. Ему никогда не разрешается перерасходовать средства, и вы должны разъяснить это человеку, который путешествует.